Eigenreinigung oder Fremdvergabe: Entscheidungshilfe für Unternehmen

Ob Eigenreinigung oder Fremdvergabe besser passt, entscheidet nicht der Preis allein. Ausschlaggebend ist, welches Modell Reinigungsqualität, Hygiene, Verfügbarkeit, Arbeitssicherheit und Steuerbarkeit in Ihrem Objekt dauerhaft zuverlässig erfüllt. Belastbar wird die Entscheidung, wenn Sie den Bedarf objektbezogen erfassen und beide Modelle mit denselben Kriterien bewerten. Auch ein Mischmodell kann eine tragfähige Lösung sein.

• Die Entscheidung zwischen Eigenreinigung und Fremdvergabe ist keine reine Kostenfrage, sondern eine Frage von Qualität, Hygiene, Verfügbarkeit, Arbeitssicherheit und Steuerbarkeit.
• Wer selbst reinigt, muss Personal, Einsatzleitung, Gefährdungsbeurteilung, Betriebsanweisungen und Gefahrstoffmanagement als eigenen Arbeitsbereich aufbauen ^[1][2].
• Auch bei Fremdvergabe bleiben Abstimmungs- und Informationspflichten beim Auftraggeber: Nach § 8 ArbSchG müssen mehrere Arbeitgeber an einem Arbeitsplatz zusammenarbeiten ^[3], und § 13 BetrSichV verlangt fachkundige Auftragnehmer ^[4].
• Ein Mischmodell kann sinnvoll sein: eigenes Personal in sensiblen Kernbereichen, externe Leistung für standardisierbare Flächen und periodische Arbeiten.

Welche Kriterien entscheiden zwischen Eigenreinigung und Fremdvergabe?

Entscheidend ist, welches Betriebsmodell die geforderte Reinigungsqualität, Hygiene, Verfügbarkeit, Arbeitssicherheit und Steuerbarkeit dauerhaft zuverlässig erfüllt. Der Preis ist nur ein Faktor unter mehreren und sollte erst nach der fachlichen Bewertung betrachtet werden.

Diese fünf Kriterien lassen sich für jedes Objekt getrennt beurteilen. Ein Verwaltungsgebäude mit gleichmäßiger Nutzung stellt andere Anforderungen als eine Produktionshalle mit wechselnden Schichten. Deshalb lohnt es sich, nicht das Unternehmen als Ganzes zu bewerten, sondern einzelne Raumgruppen und Risikozonen.

Die folgende Übersicht stellt beide Betriebsmodelle entlang dieser Kriterien nebeneinander. Sie zeigt, wo jeweils die Stärken liegen und welche Voraussetzung das Modell mitbringen muss.

Aus der Tabelle folgt keine pauschale Empfehlung. Sie macht sichtbar, dass jedes Modell Voraussetzungen hat, die erfüllt sein müssen, bevor es seine Vorteile ausspielen kann.

Welche Angaben erfassen Sie zum Bedarf objektbezogen, bevor Sie vergleichen?

Erfassen Sie zunächst Flächen und Raumgruppen, Nutzung und Frequenz, Boden- und Oberflächenarten, Produktionsrisiken, Zutrittsbeschränkungen, Reinigungszeiten und gewünschte Ergebnisse. Dazu kommen Sonder-, Glas- und Grundreinigungen. Erst diese Grundlage macht beide Modelle vergleichbar.

Das Umweltbundesamt weist darauf hin, dass Architektur, Nutzung und Verschmutzung eines Objekts vor einer Ausschreibung zu analysieren sind ^[5]. Dieselbe Logik gilt für die Entscheidung zwischen Eigen- und Fremdleistung. Pauschale Kennzahlen reichen nicht aus, weil Reinigungsintervalle und Personalbedarf je Objekt, Nutzung und Hygieneanforderung variieren und aktuell objektbezogen geprüft werden müssen.

Ein Reihenfolge-Fallstrick liegt in der Zonierung: Wird der Bedarf nur als Gesamtfläche erfasst, verschwinden die Bereiche mit besonderem Risiko im Durchschnitt. Ein Sozialtrakt, eine Werkstatt mit Ölfilm auf dem Boden und ein Besprechungsbereich mit empfindlichen Oberflächen verlangen unterschiedliche Verfahren und Zeitfenster. Ohne Zonierung lässt sich später weder ein Mischmodell abgrenzen noch ein Angebot sauber vergleichen.

Halten Sie außerdem fest, wann gereinigt werden darf. Zutrittsbeschränkungen, Schichtwechsel und Produktionspausen bestimmen die Revierzeiten und damit, ob Personal überhaupt zum richtigen Zeitpunkt verfügbar sein kann. Diese Angabe gehört in jede Bedarfsbeschreibung, gleichgültig, wer die Leistung später erbringt.

Was spricht für die Eigenreinigung, und was müssen Sie dafür aufbauen?

Für die Eigenreinigung spricht vor allem die unmittelbare organisatorische Kontrolle. Eigenes Personal lässt sich eng in Betriebsabläufe einbinden, reagiert auf kurzfristige Ereignisse und verfügt bei stabiler Besetzung über objektspezifisches Wissen.

Das kann in sicherheitskritischen Bereichen, sensiblen Verwaltungszonen oder Produktionsumgebungen mit wechselnden Anforderungen vorteilhaft sein. Voraussetzung ist, dass das Unternehmen selbst ausreichende Fach- und Führungskapazitäten bereitstellt. Dazu gehören Personalgewinnung, Vertretungsplanung, Einsatzleitung, Unterweisung, Betriebsanweisungen, Arbeitsmittel, Gefahrstoffmanagement, persönliche Schutzausrüstung und dokumentierte Qualitätskontrollen.

Die DGUV Regel 101-605 beschreibt für die Gebäudereinigung unter anderem Gefährdungen durch Gefahrstoffe, Feuchtarbeit, Rutsch- und Stolpergefahren sowie Arbeitsmittel ^[1]. Nach dem Arbeitsschutzgesetz müssen Arbeitgeber Gefährdungen beurteilen und dokumentieren ^[3]. Die BAuA weist darauf hin, dass die Gefährdungsbeurteilung an Tätigkeiten und konkrete betriebliche Situationen angepasst werden muss. Muster erfassen nicht automatisch alle objektbezogenen Gefährdungen ^[2].

Daraus folgt ein praktischer Hinweis: Eine übernommene Mustervorlage genügt nicht, solange sie nicht auf Ihre Böden, Chemikalienlagerung und Wegeführung zugeschnitten ist. Eigenreinigung ist deshalb kein beiläufiger Zusatzdienst, sondern ein eigenständig zu organisierender Arbeitsbereich mit eigener Verantwortung.

Was geben Sie bei der Fremdvergabe ab, und was bleibt bei Ihnen?

Bei der Fremdvergabe gehen Personalorganisation, fachliche Einsatzplanung und operative Leistungserbringung vertraglich auf einen spezialisierten Auftragnehmer über. Steuerungs- und Arbeitsschutzaufgaben bleiben dennoch teilweise beim Auftraggeber.

Mögliche Vorteile sind eine bessere Skalierbarkeit, geregelte Vertretungen und der Zugriff auf objektspezifische Verfahren und Fachkunde. Diese Vorteile entstehen allerdings nicht von selbst, sondern nur, wenn Leistungsumfang und Qualitätsmerkmale eindeutig vereinbart sind. Fehlt die klare Beschreibung, bleibt jede Reklamation eine Auslegungsfrage.

Nach § 8 ArbSchG müssen mehrere Arbeitgeber, deren Beschäftigte an einem Arbeitsplatz tätig sind, zusammenarbeiten, sich über Gefährdungen informieren und Schutzmaßnahmen abstimmen ^[3]. § 13 BetrSichV erlaubt, betriebsfremde Arbeiten nur an Auftragnehmer mit erforderlicher Fachkunde zu vergeben. Zudem verlangt er, dass der Auftraggeber über Gefährdungen seiner Arbeitsmittel und spezifische Verhaltensregeln informiert ^[4]. Bei erhöhter Gefährdung durch Arbeitsmittel kann eine schriftliche Koordination erforderlich sein.

Die Zuständigkeiten lassen sich vor Leistungsbeginn wie folgt aufteilen. Die Tabelle ist eine Orientierung für die Vertragsgestaltung und ersetzt keine Prüfung im Einzelfall.

Wie gestalten Sie Leistungsverzeichnis und Qualitätsprüfung für die Fremdvergabe?

Die Qualität einer Fremdvergabe hängt wesentlich von den Vergabe- und Vertragsunterlagen ab. Das Leistungsverzeichnis beschreibt Raumgruppen, Flächen, Leistungsarten, Intervalle oder Zielergebnisse, Hygieneanforderungen, Revierzeiten, Nebenleistungen, Dokumentation, Reklamationsabläufe und Qualitätsprüfungen eindeutig.

Das Umweltbundesamt unterscheidet tätigkeitsorientierte Leistungsverzeichnisse mit festgelegten Arbeiten und Turnussen von ergebnisorientierten Modellen, bei denen der geforderte Sauberkeitszustand maßgeblich ist ^[5]. Die ergebnisorientierte Variante schafft Spielraum bei der Ausführung. Sie benötigt aber klar messbare Qualitätsmerkmale, sonst fehlt der Maßstab für die Abnahme.

Als fachlicher Bezug für ein objektbezogenes Prüfsystem kann DIN EN 13549 dienen, die Grundanforderungen und Empfehlungen für Qualitätsmesssysteme bei Reinigungsdienstleistungen enthält. Sie ersetzt jedoch weder die konkrete Leistungsbeschreibung noch die vertragliche Festlegung von Prüfverfahren und Folgen bei Abweichungen. Diese Punkte müssen Sie im Vertrag selbst regeln.

Der Leitfaden des Umweltbundesamts zur nachhaltigen Beschaffung empfiehlt ein optimiertes Leistungsverzeichnis sowie Anforderungen an Schulung, umweltverträgliche Verfahren und die eingesetzten Mittel ^[6]. Weitere Hinweise zur Struktur finden Sie im Beitrag Was gehört zur Unterhaltsreinigung?, zum Ablauf im Beitrag Ausschreibung von Reinigungsleistungen.

Welche Vollkosten vergleichen Sie qualitativ, und was gilt für öffentliche Auftraggeber?

Private Unternehmen vergleichen am besten qualitativ die Vollkosten beider Modelle. Dazu gehören bei der Eigenreinigung nicht nur Personal, sondern alle Nebenaufgaben, bei der Fremdvergabe die internen Steuerungsaufwände. Konkrete Beträge klären Sie im persönlichen Gespräch oder über ein individuelles Angebot.

Bei der Eigenreinigung sind neben Personal auch Führung, Ausfallvertretung, Rekrutierung, Schulungen, Arbeitsmittel, Lagerung, Beschaffung, Arbeitsschutz und Qualitätsmanagement einzubeziehen. Bei der Fremdvergabe entstehen weiterhin interne Aufwände für Ausschreibung, Einweisung, Schnittstellenkoordination, Kontrollen, Reklamationen und Vertragsmanagement. Werden diese Positionen nur auf einer Seite erfasst, fällt der Vergleich zugunsten dieser Seite aus, ohne dass er etwas aussagt. Mehr zu den Einflussgrößen lesen Sie unter Reinigungskosten verstehen.

Öffentliche Auftraggeber müssen zusätzlich das Vergaberecht beachten. Nach § 58 VgV ist das wirtschaftlichste Angebot anhand des besten Preis-Leistungs-Verhältnisses zu bestimmen. Neben Preis oder Kosten dürfen qualitative, umweltbezogene und soziale Kriterien berücksichtigt werden, etwa Organisation, Qualifikation und Erfahrung des eingesetzten Personals, sofern diese die Ausführungsqualität wesentlich beeinflussen ^[7].

Eine Entscheidung allein nach dem niedrigsten Angebotspreis bildet Qualitäts-, Ausfall- und Steuerungsrisiken nicht angemessen ab. Das gilt als fachliche Einordnung auch für private Auftraggeber.

Wann ist ein Mischmodell sinnvoll, und wie gehen Sie schrittweise vor?

Ein Mischmodell ist sinnvoll, wenn sich Flächen deutlich in Risiko und Standardisierbarkeit unterscheiden. Eigenes Personal übernimmt dann besonders sensible Kernbereiche, ein externer Auftragnehmer die standardisierbaren Flächen oder periodischen Leistungen.

Typische Aufteilungen ergeben sich aus der Sache: Die laufende Pflege eines Sicherheitsbereichs mit Zutrittsbeschränkung bleibt intern. Glas- und Rahmenreinigung, Grundreinigung oder Fassadenarbeiten, die Spezialwissen und besondere Arbeitsmittel erfordern, werden extern vergeben. Wichtig ist eine eindeutige Schnittstelle, damit keine Fläche doppelt oder gar nicht gereinigt wird.

Sinnvoll ist ein Vorgehen in fünf Schritten: Erstens Bedarf und Risikozonen aufnehmen. Zweitens verbindliche Qualitätsziele definieren. Drittens Verantwortlichkeiten und notwendige Fachkunde bestimmen. Viertens Eigen-, Fremd- und gegebenenfalls Mischmodell anhand derselben Kriterien bewerten. Fünftens ein Controlling mit Prüfintervallen, Ansprechpartnern, Abweichungsprotokollen und Eskalationswegen einrichten.

Die Reihenfolge ist begründet: Ohne Qualitätsziele lässt sich kein Modell bewerten, und ohne Controlling bleibt jede Entscheidung unüberprüfbar. Auch eine Fremdvergabe braucht deshalb interne Kapazität für Steuerung, nämlich für Kontrollen und den festen Austausch mit der Objektleitung des Dienstleisters.

Ein Dienstleister wie Rix Gebäudereinigung arbeitet nach eigenen Angaben mit festen Objektleitungen, persönlichen Ansprechpartnern und ausschließlich eigenen Mitarbeitenden. Solche Strukturen erleichtern die Abstimmung von Zuständigkeiten, ersetzen aber nicht die vertragliche Festlegung von Qualitätsmerkmalen.

Wodurch sichern Sie die Entscheidung dauerhaft ab?

Sichern Sie die Entscheidung durch ein Controlling ab, das Prüfintervalle, Ansprechpartner, Abweichungsprotokolle und Eskalationswege festlegt. Das gilt für beide Modelle gleichermaßen, weil auch eigenes Personal nur dann steuerbar bleibt, wenn Ergebnisse dokumentiert werden.

Legen Sie vorab fest, wer prüft, wie geprüft wird und welche Folgen eine Abweichung hat. Ein Qualitätsmesssystem im Sinne von DIN EN 13549 kann hierfür den fachlichen Rahmen liefern. Die konkrete Ausgestaltung bleibt aber Vertragssache oder interne Regelung. Prüfungen, die nur bei Beschwerden stattfinden, zeigen nur Ausreißer und keine schleichende Verschlechterung.

Überprüfen Sie außerdem in festen Abständen, ob das gewählte Modell noch zum Objekt passt. Veränderte Nutzung, neue Produktionsbereiche oder geänderte Hygieneanforderungen verschieben den Bedarf. Dann sind Leistungsverzeichnis, Gefährdungsbeurteilung und Schnittstellen anzupassen, denn Muster und alte Annahmen bilden neue objektbezogene Gefährdungen nicht automatisch ab ^[2].

Bei Unsicherheit zur rechtlichen Einordnung, etwa bei der Koordination mehrerer Arbeitgeber, ziehen Sie die zuständige Fachkraft für Arbeitssicherheit oder die Berufsgenossenschaft hinzu. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung. Typische Stolpersteine bei der Vergabe beschreibt der Beitrag Häufige Fehler bei der Vergabe von Reinigungsdienstleistungen.

Häufige Fragen

Ist Fremdvergabe immer wirtschaftlicher als Eigenreinigung?

Nein, das lässt sich nicht pauschal sagen. Entscheidend ist ein qualitativer Vollkostenvergleich, der bei beiden Modellen alle Nebenaufgaben berücksichtigt, etwa Führung, Vertretung, Arbeitsschutz, Kontrollen und Vertragsmanagement. Konkrete Zahlen klären Sie im persönlichen Gespräch oder über ein individuelles Angebot.

Welche Pflichten bleiben bei der Fremdvergabe beim Auftraggeber?

Der Auftraggeber bleibt für Abstimmung und Information verantwortlich. Nach § 8 ArbSchG müssen mehrere Arbeitgeber an einem Arbeitsplatz zusammenarbeiten, sich über Gefährdungen informieren und Schutzmaßnahmen abstimmen ^[3]. Nach § 13 BetrSichV sind fachkundige Auftragnehmer heranzuziehen, und über Gefährdungen der eigenen Arbeitsmittel ist zu informieren ^[4].

Lohnt sich ein Mischmodell aus Eigenreinigung und Fremdvergabe?

Ja, wenn sich Flächen deutlich in Risiko und Standardisierbarkeit unterscheiden. Eigenes Personal betreut dann sensible Kernbereiche, ein externer Auftragnehmer übernimmt standardisierbare Flächen oder periodische Leistungen wie Glas- oder Grundreinigung. Voraussetzung ist eine eindeutige Schnittstelle zwischen beiden Bereichen.

Gemeinsam finden wir die passende Reinigungslösung für Ihr Unternehmen oder Ihre Einrichtung. Kontaktieren Sie uns für eine unverbindliche Beratung.

Quellen

1. DGUV Regel 101-605: Branche Gebäudereinigung
2. BAuA: Gefährdungsbeurteilung Gebäudereiniger
3. Arbeitsschutzgesetz, insbesondere §§ 5, 6, 7 und 8
4. § 13 Betriebssicherheitsverordnung: Zusammenarbeit verschiedener Arbeitgeber
5. Umweltbundesamt: Gewerbliche Reinigung
6. Umweltbundesamt: Leitfaden zur nachhaltigen öffentlichen Beschaffung von Reinigungsdienstleistungen und -mitteln
7. § 58 Vergabeverordnung: Zuschlag und Zuschlagskriterien