Reinigungskosten verstehen: welche Faktoren die Wirtschaftlichkeit bestimmen

Die Wirtschaftlichkeit einer Gebäudereinigung ergibt sich nicht aus dem Angebotspreis, sondern aus dem Zusammenspiel von Leistungsumfang, Flächenleistung, Intervallen, messbarer Qualität und Arbeitsschutz. Im Vergaberecht gilt deshalb das beste Preis-Leistungs-Verhältnis als Maßstab ^[1]. Wirtschaftlich ist die nachvollziehbar kalkulierte Leistung, die das vereinbarte Niveau unter realen Objektbedingungen dauerhaft erreicht.

• Das wirtschaftlichste Angebot ist nach dem Vergaberecht das mit dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis, nicht zwingend das mit dem niedrigsten Preis ^[1].
• Zuschlagskriterien müssen auftragsbezogen, überprüfbar und samt Gewichtung vorab bekannt sein ^[2].
• Allgemeine Leistungskennzahlen ersetzen keine objektspezifische Referenzkalkulation und Leistungsbeschreibung ^[3].
• Begriffe wie „regelmäßig“ oder „nach Bedarf“ machen Angebote unvergleichbar, solange Auslöser, Ergebnis und Verantwortlichkeit offenbleiben.
• Ohne vertraglich definierte Prüfflächen, Kontrollrhythmus und Fristen zur Mängelbeseitigung lässt sich Qualität nicht steuern.
• Bei Gefahrstoffen müssen Auftraggeber und Auftragnehmer zusammenwirken und Schutzmaßnahmen abstimmen ^[4].

Woran lässt sich die Wirtschaftlichkeit einer Gebäudereinigung festmachen?

Wirtschaftlich ist eine Reinigung, wenn Leistungsumfang, Qualität, Risiko und Personaleinsatz zusammenpassen. Der Angebotspreis allein sagt darüber wenig aus. Das Vergaberecht folgt dieser Logik: Den Zuschlag erhält das Angebot mit dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis ^[1].

Neben Preis oder Kosten dürfen dabei qualitative, umweltbezogene und soziale Kriterien berücksichtigt werden. Auch Organisation, Qualifikation und Erfahrung des eingesetzten Personals zählen dazu ^[1]. Für Ihre Bewertung heißt das: Ein Angebot ist nur so aussagekräftig wie die Leistung, auf die es sich bezieht.

Der Zuschlag geht nach § 127 GWB an das wirtschaftlichste Angebot. Die Zuschlagskriterien müssen auftragsbezogen und überprüfbar sein und samt Gewichtung vorab bekannt gemacht werden ^[2]. Werden Kriterien erst nach Eingang der Angebote festgelegt, lassen sich die Ergebnisse nicht mehr sauber bewerten, weil die Bieter ihre Kalkulation auf andere Annahmen gestützt haben.

Private Auftraggeber sind an diese Vorgaben nicht gebunden. Dennoch eignet sich die Systematik als Orientierung: erst Kriterien und Gewichtung festlegen, dann Angebote vergleichen. So bleibt die Entscheidung nachvollziehbar und lässt sich intern wie gegenüber der Geschäftsführung begründen.

Wie genau muss das Leistungsverzeichnis sein, damit Angebote vergleichbar werden?

Das Leistungsverzeichnis muss so konkret sein, dass jeder Bieter denselben Leistungsumfang kalkuliert. Bei öffentlichen Aufträgen verlangt die VgV eine Beschreibung, die ein klares Bild der Leistung vermittelt und vergleichbare Angebote ermöglicht ^[5]. Es ist die wichtigste Kalkulationsgrundlage überhaupt.

Erfasst werden sollten reinigungsrelevante Flächen, Raumarten, Bodenbeläge, Einrichtungsdichte, Sanitärbereiche und Verkehrsflächen. Hinzu kommen Nutzungsintensität, Verschmutzungsarten, Zugänglichkeit, Sicherheitszonen und die gewünschten Reinigungshäufigkeiten. Sonderleistungen wie Glas-, Grund-, Maschinen-, Produktions- oder Veranstaltungsreinigung gehören getrennt aufgeführt, weil sie anderen Aufwand und andere Verfahren erfordern.

Begriffe wie „regelmäßig“, „nach Bedarf“ oder „gründlich“ lassen sich unterschiedlich auslegen. Jeder Bieter setzt dann eigene Annahmen an, und die Angebote beschreiben faktisch verschiedene Leistungen. Erst wenn Auslöser, erwartetes Ergebnis und Verantwortlichkeit benannt sind, wird aus dem Wort eine kalkulierbare Leistung.

Ein Beispiel: „Sanitärräume nach Bedarf reinigen“ lässt offen, wer den Bedarf feststellt und wann er eintritt. Besser ist eine Festlegung, die Intervall, Prüfpunkte und Zuständigkeit nennt. Welche Leistungen zur Unterhaltsreinigung gehören, erläutert der Beitrag Was gehört zur Unterhaltsreinigung?.

Welche objektbezogenen Faktoren bestimmen den Arbeitsaufwand?

Den Arbeitsaufwand bestimmen vor allem Bodenfläche, Reinigungshäufigkeit und raumspezifische Bedingungen ^[3]. Hinzu kommen Wege, Zugänge und Nebenarbeiten, die in der gereinigten Fläche nicht sichtbar werden. Die Quadratmeterzahl allein bildet den Aufwand deshalb nicht ab.

Freie, zusammenhängende Flächen sind anders zu bewerten als dicht möblierte Büros, Sanitäranlagen, Treppenhäuser oder Produktionsbereiche mit besonderen Verschmutzungen. Der Bundesinnungsverband weist zudem darauf hin, dass allgemeine Kennzahlen eine objektspezifische Referenzkalkulation und Leistungsbeschreibung nicht ersetzen ^[3]. Richtwerte aus anderen Gebäuden taugen daher höchstens als Plausibilitätsprüfung.

Wegezeiten, Gebäudezuschnitt, Etagenwechsel, Aufzüge, Materiallager, Zutrittskontrollen sowie Rüst- und Entsorgungswege binden Arbeitszeit. Ein verwinkelter Altbau mit mehreren Etagen und ohne Aufzug verursacht anderen Aufwand als ein Neubau gleicher Fläche mit zentralem Lager. Fehlen diese Angaben in den Unterlagen, rechnen Bieter mit Annahmen, die sich später als zu knapp oder zu großzügig erweisen.

Die folgende Übersicht ordnet die wichtigsten Einflussgrößen nach ihrer Wirkung auf die Kalkulation. Sie zeigt, welche Angabe Sie als Auftraggeber liefern sollten, damit der Aufwand belastbar eingeschätzt werden kann.

Wie sollten Reinigungsintervalle festgelegt werden?

Reinigungsintervalle leiten Sie aus Nutzung, Hygieneanforderung und gewünschtem Qualitätsniveau ab. Pauschale Vorgaben für das ganze Gebäude führen selten zum wirtschaftlichen Ergebnis. Sinnvoll ist eine Staffelung nach Bereichen und Beanspruchung.

Eine pauschale Vollreinigung aller Flächen kann ebenso unwirtschaftlich sein wie eine zu starke Intervallreduzierung. Wird zu selten gereinigt, entstehen Beschwerden, Nacharbeiten, Substanzschäden oder zusätzliche Grundreinigungen. Die vermeintlich eingesparte Leistung kehrt dann an anderer Stelle als Aufwand zurück.

Für Schulen bietet die im September 2026 veröffentlichte DIN 77400 Orientierung. Sie behandelt Anforderungen an die regelmäßige Reinigung, unterstützt Planung, Ausschreibung und Bewertung und enthält Hinweise zu Reinigungsbereichen, Mindesthäufigkeiten und aufwandsbestimmenden Faktoren. Für andere Objektarten gibt es keine gleichwertige Vorgabe. Intervalle müssen dort objektspezifisch festgelegt und aktuell geprüft werden.

Ein praktischer Ansatz: Teilen Sie das Objekt in Bereiche mit unterschiedlicher Beanspruchung ein, etwa Eingangszonen, Sanitärräume, Büros und selten genutzte Besprechungsräume. Legen Sie je Bereich Intervall und Ergebnis fest. Was bei Büros dazugehört, behandelt auch der Beitrag Büroreinigung beauftragen.

Warum braucht Wirtschaftlichkeit messbare Qualität?

Weil sich nur steuern lässt, was sich messen lässt. Die DIN EN 13549 beschreibt Grundanforderungen und Empfehlungen für Qualitätsmesssysteme bei Reinigungsdienstleistungen. Ohne ein solches System bleibt offen, ob die bezahlte Leistung beim Gebäude ankommt.

Vertraglich bestimmt werden sollten Prüfflächen, Kontrollrhythmus, Bewertungskriterien, Dokumentation, Reklamationswege und Fristen zur Mängelbeseitigung. Fehlt eine dieser Festlegungen, wird jede Beanstandung zur Einzelfalldiskussion. Das bindet auf beiden Seiten Zeit, die für die eigentliche Leistung fehlt.

Eine reine Tätigkeitsliste ohne definiertes Reinigungsergebnis erschwert die Leistungssteuerung, da sie nur beschreibt, was getan wird, nicht was erreicht sein soll. Umgekehrt darf eine ergebnisorientierte Vorgabe nicht offenlassen, welche hygienisch oder betrieblich zwingenden Tätigkeiten und Intervalle einzuhalten sind. Beide Elemente gehören zusammen: Ergebnis definieren und Mindesttätigkeiten festschreiben.

Auch das Vergaberecht verknüpft Qualität mit Wirtschaftlichkeit, denn qualitative Kriterien dürfen neben dem Preis in die Zuschlagsentscheidung einfließen ^[1]. Dienstleister mit digitaler Qualitätssicherung und festen Ansprechpartnern erleichtern die Dokumentation. Bei Rix Gebäudereinigung gehören feste Objektleitungen und digitale Qualitätssicherung zur Arbeitsweise.

Welche Rolle spielen Arbeitsschutz, Material und Ressourcen?

Arbeitsschutz ist Teil einer tragfähigen Leistungserbringung und kein verzichtbarer Zusatz. Gefährdungsbeurteilungen müssen Tätigkeiten, Arbeitsmittel, Arbeitsstoffe, Arbeitsorganisation und Umgebungsbedingungen berücksichtigen. Werden sie ausgeklammert, verlagern sich Risiken in den laufenden Betrieb.

Bei möglichen gegenseitigen Gefährdungen durch Gefahrstoffe müssen Auftraggeber und Auftragnehmer zusammenwirken, Informationen austauschen und Schutzmaßnahmen abstimmen ^[4]. Das betrifft etwa Produktionsbereiche, in denen Reinigungsmittel und Prozessstoffe aufeinandertreffen können. Ergonomische Arbeitsmittel und geeignete Verfahren können körperliche Belastungen verringern und die Arbeitsfähigkeit unterstützen ^[6].

Unrealistische Zeitvorgaben setzen sichere Verfahren, Unterweisungen und Qualitätskontrollen unter Druck. Wird die Zeit je Raum zu knapp bemessen, bleibt kein Spielraum für den vorgesehenen Ablauf. Das wirkt sich am Ende auf Ergebnis und Sicherheit aus.

Auch Material und Ressourcen beeinflussen die Gesamtwirtschaftlichkeit. Das Umweltbundesamt empfiehlt ein optimiertes Leistungsverzeichnis, die Schulung des Reinigungspersonals und die Berücksichtigung umweltverträglicher Mittel ^[7]. Überdosierung, ungeeignete Verfahren oder fehlende Abstimmung auf Oberflächen verschwenden Ressourcen und können Folgeschäden verursachen. Ein verantwortungsvoller Umgang mit Ressourcen ist daher auch ein wirtschaftlicher Faktor.

Wie prüfen Sie ein Angebot auf Plausibilität?

Prüfen Sie ein Angebot mit einer Referenzkalkulation: Sind Flächen, Intervalle, Leistungswerte, produktive Arbeitszeit, Nebenzeiten, Qualifikation, Aufsicht und Qualitätskontrolle plausibel aufeinander abgestimmt? Passt eine dieser Größen nicht zur anderen, ist die Kalkulation erklärungsbedürftig.

Die Referenzkalkulation stützt sich auf objektspezifische Angaben. Allgemeine Kennzahlen reichen dafür nicht aus, wie der Bundesinnungsverband betont ^[3]. Sinnvoll ist es, vom Bieter die Herleitung der Leistungswerte und der Nebenzeiten zu erfragen und mit den Objektbedingungen abzugleichen.

Erscheint ein Angebot im Verhältnis zur geforderten Leistung ungewöhnlich niedrig, verlangt § 60 VgV bei entsprechenden öffentlichen Vergaben eine Aufklärung ^[5]. Ohne diese Nachfrage bleibt unklar, ob der Bieter effizient plant oder Leistungsbestandteile nicht berücksichtigt hat. Bei Vergaben mit Lebenszykluskosten muss die Berechnungsmethode in den Vergabeunterlagen vorgegeben sein ^[5].

Wirtschaftlich ist nicht automatisch das knappste Angebot, sondern die nachvollziehbar geplante Leistung, die das vereinbarte Qualitätsniveau unter realistischen Objekt- und Arbeitsbedingungen dauerhaft erreicht. Mehr zum Verfahren finden Sie im Beitrag Ausschreibung von Reinigungsleistungen. Konkrete Zahlen zu Ihrem Objekt erhalten Sie in einer persönlichen Beratung und einem individuellen Angebot.

Häufige Fragen

Ist das niedrigste Angebot auch das wirtschaftlichste?

Nein, nicht zwingend. Im Vergaberecht gilt das Angebot mit dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis als wirtschaftlichstes ^[1]. Neben dem Preis dürfen qualitative, umweltbezogene und soziale Kriterien sowie die Qualifikation des Personals berücksichtigt werden.

Welche Angaben gehören mindestens in ein Leistungsverzeichnis?

Dazu gehören Flächen, Raumarten, Bodenbeläge, Einrichtungsdichte, Sanitär- und Verkehrsflächen, Nutzungsintensität, Verschmutzungsarten, Zugänglichkeit und gewünschte Reinigungshäufigkeiten. Sonderleistungen wie Glas- oder Grundreinigung führen Sie getrennt auf. Bei öffentlichen Aufträgen muss die Beschreibung vergleichbare Angebote ermöglichen ^[5].

Wie legen Sie Reinigungsintervalle fest?

Sie leiten Intervalle aus Nutzung, Hygieneanforderung und gewünschtem Qualitätsniveau ab, getrennt nach Bereichen. Für Schulen bietet die im September 2026 veröffentlichte DIN 77400 Orientierung. Für andere Objektarten legen Sie Intervalle objektspezifisch fest und prüfen sie aktuell.

Warum ersetzen Kennzahlen keine Kalkulation?

Weil Flächenleistungen von Raumgruppe, Verfahren, Häufigkeit und den tatsächlichen Gebäudebedingungen abhängen. Der Bundesinnungsverband weist darauf hin, dass allgemeine Kennzahlen keine objektspezifische Referenzkalkulation und Leistungsbeschreibung ersetzen ^[3].

Was gilt bei ungewöhnlich niedrigen Angeboten?

Bei entsprechenden öffentlichen Vergaben verlangt § 60 VgV eine Aufklärung, wenn ein Angebot im Verhältnis zur geforderten Leistung ungewöhnlich niedrig erscheint ^[5]. Auch außerhalb der Vergabe empfiehlt sich die Nachfrage, wie Leistungswerte und Nebenzeiten hergeleitet wurden.

Gemeinsam finden wir die passende Reinigungslösung für Ihr Unternehmen oder Ihre Einrichtung. Kontaktieren Sie uns für eine unverbindliche Beratung.

Quellen

1. § 58 VgV – Zuschlag und Zuschlagskriterien
2. § 127 GWB – Zuschlag
3. Bundesinnungsverband – Leistungskennziffern im Gebäudereiniger-Handwerk
4. BAuA – TRGS 400: Gefährdungsbeurteilung für Tätigkeiten mit Gefahrstoffen
5. Vergabeverordnung – insbesondere §§ 31, 59 und 60
6. BG BAU – Ergonomisch arbeiten in der Reinigungsbranche
7. Umweltbundesamt – Leitfaden zur nachhaltigen öffentlichen Beschaffung von Reinigungsdienstleistungen und -mitteln